Tu empresa más productiva en 3 pasos
Todos deseamos ser productivos (y tener una empresa productiva) e irnos a la cama con esa sensación de que hemos cumplido el total de nuestras tareas y pendientes, y mucho mejor cuando adelantamos actividades posteriores. Sin embargo, en el día a día con tantas llamadas, correos electrónicos y reuniones, se vuelve casi imposible aprovechar al máximo nuestro tiempo y llegamos a casa con un sentimiento de insatisfacción por no haber logrado lo que nos propusimos al inicio del día.
Así que, ¿cómo ser más productivo y no morir en el intento?
Como emprendedor es fundamental comprender que cuando uno no es productivo, perdemos oportunidades que no vemos por estar distraídos.
Pero tal vez estés pensando “siempre estoy ocupado, no estoy distraído mandando mensajes por WhatsApp”. Primero: estar ocupado no significa que estés siendo productivo. Segundo: el estar ocupado en tu negocio de hoy te puede distraer de lo más importante: tu negocio del futuro.
Referente al primer punto, debes estar consciente que hacer muchas cosas que no suman al cumplimiento de metas, es robarle tiempo a tu misma empresa. El hacer mucho y lograr poco es, por mucho, lo opuesto a ser productivo.
Por otro lado, evita las distracciones disfrazadas de productividad. Gijs van Wulfen, creador de la Metodología de Innovación FORTH, sostiene que tus actividades del día de hoy tienen que estar pensadas en tu empresa dentro del plazo de 5 años; esto incrementa tus posibilidades de éxito en el futuro. Si estás ocupado en actividades del presente, e incluso del pasado, te estás distrayendo del futuro de tu empresa.
Logra que tu empresa sea más productiva en 3 pasos.
Y finalmente, como nos encantan las listas y los pasos para lograr lo que nos proponemos, te dejamos 3 pasos para que eleves tu nivel de productividad en tu empresa:
1. Crea rutinas para la productividad.
Entiende los ritmos de tu empresa y crea rutinas que te ayuden, en lugar de obstaculizar tu productividad. Ejemplo: un empresario tenía la costumbre de supervisar el servicio al cliente durante la hora más concurrida, lo que entorpecía el flujo y acumulaba el trabajo. Ahora, divide su tiempo de supervisión en dos: el primero durante la hora más concurrida sólo para observar; y el segundo durante la hora menos concurrida para dar feedback.
2. Elimina actividades innecesarias.
Toma un pedazo de papel, o crea una nueva nota en tu iPad, o abre un nuevo documento en Word (la opción es tuya). Escribe lo que podrías llamar “un día normal en la oficina dirigiendo tu empresa”. Trata de enumerar las actividades que realizas y temporízalas.
Lo siguiente es detectar las actividades que toman mayor tiempo del que deberían (o más tiempo del que quieres invertir) y cámbialas: ya sea que las elimines, que las delegues o que acortes su tiempo de ejecución. Por último, si detectas actividades que sólo te quitan el tiempo y no aportan a tus objetivos: diles bye bye.
3. Mejora procesos.
Este último paso es el más difícil, y tal vez necesites ayuda para completarlo. ¿No te pasa que necesitas algún reporte y tienes que pedirlo a la contadora o al gerente, y ellos te lo tardan mínimo unas horas y hasta algunos días? Si éste es el caso de tu empresa, permíteme decirte que necesitas mejorar tus procesos para no perder tiempo valioso en toma de decisiones y aprovechamiento de oportunidades.
Una de las herramientas más eficaces es el software de administración ERP, que entre muchas funciones, te permite tener toda la información de tu empresa en un solo lugar. Lo anterior te permite acortar procesos, pero sobre todo, te da la capacidad de no depender de nadie para tener a tu acceso los datos más importantes sin recurrir a contadores, gerentes, administradores, entre otros.
Siempre existe una forma más rápida, más sencilla y mejor para dirigir tu empresa. La forma es Wizerp. Pruébalo y descubre las ventajas que harán más productivo a tu negocio.
